Tờ trình nằm trên bàn giám đốc ba ngày không ai ký. Không phải vì ý tưởng may đồng phục dở, mà vì thiếu một con số: tổng chi phí là bao nhiêu, và ai chịu trách nhiệm đo, nhận, kiểm tra? Một bản đề xuất may đồng phục cho nhân viên được duyệt nhanh không nhờ văn hay, mà nhờ trả lời đủ những câu hỏi mà người ký sẽ hỏi. Bài này đưa ra khung đầy đủ để bạn tự viết.
Trả lời nhanh
Một tờ trình đề xuất may đồng phục cho nhân viên cần tám phần: lý do, mục tiêu, đối tượng và số lượng, mô tả sản phẩm, dự toán kinh phí, kế hoạch đo may, tiêu chí chọn nhà may, và kiến nghị. Sau khi được duyệt, ban hành kèm quyết định nêu rõ quy định mặc đồng phục.
Ai viết tờ trình và ai duyệt?
Thông thường, người đề xuất là trưởng bộ phận hành chính nhân sự hoặc phụ trách thương hiệu. Người duyệt là ban giám đốc hoặc kế toán trưởng nếu liên quan ngân sách lớn. Một số công ty cần thêm ý kiến của trưởng các bộ phận có nhân sự mặc đồng phục.
Để tờ trình thuyết phục, người viết nên chuẩn bị ba thứ trước khi viết: danh sách nhân sự áp dụng, ngân sách dự kiến, và ít nhất hai đến ba phương án nhà may để so sánh.
Khung tờ trình gồm những phần nào?
- Tiêu đề, kính gửi, số hiệu. Rõ nội dung: “V/v đề xuất may đồng phục cho nhân viên năm…”.
- Căn cứ và lý do đề xuất. Vì sao cần đồng phục: xây hình ảnh, thống nhất quy chuẩn, tiếp khách, thay đồng phục cũ.
- Mục tiêu. Hình ảnh chuyên nghiệp, đồng bộ nhận diện, tạo sự tự tin cho đội ngũ.
- Đối tượng và số lượng. Bộ phận nào, bao nhiêu người, mỗi người mấy bộ, nam nữ.
- Mô tả sản phẩm. Kiểu dáng, màu sắc, chất liệu, logo, phụ kiện.
- Dự toán kinh phí. Chia theo hạng mục, nêu cách tính.
- Kế hoạch thực hiện. Các mốc: chọn nhà may, đo, may, thử, giao.
- Tiêu chí chọn nhà may và kiến nghị. Đề xuất đơn vị, thời hạn duyệt.
Mẫu tờ trình để bạn điền
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY] Số: …/TTr-…
TỜ TRÌNH V/v đề xuất may đồng phục cho nhân viên năm [năm]
Kính gửi: Ban Giám đốc
1. Lý do đề xuất. [Nêu lý do: xây dựng hình ảnh, đồng phục hiện tại đã cũ, mở rộng nhân sự, tiếp khách đối tác…]
2. Mục tiêu. [Đồng bộ nhận diện, nâng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo sự tự tin cho nhân viên…]
3. Đối tượng và số lượng. Bộ phận [tên], tổng [số] nhân viên, trong đó nam [số], nữ [số]; mỗi người [số] bộ.
4. Mô tả sản phẩm. [Kiểu dáng, màu, chất liệu, logo, phụ kiện].
5. Dự toán kinh phí. Tổng [số tiền], gồm vải, công may, phụ kiện, đo và chỉnh sửa. Chi tiết xem phụ lục.
6. Kế hoạch thực hiện. [Mốc thời gian chọn nhà may, đo, may, thử, giao].
7. Kiến nghị. Kính đề nghị Ban Giám đốc phê duyệt phương án và giao [bộ phận] triển khai.
Trân trọng. Người đề xuất: [tên]. Trưởng bộ phận: [tên]. Ban Giám đốc duyệt: [tên].
Phần trong dấu ngoặc vuông là chỗ bạn thay bằng thông tin thật của công ty.
Viết phần ngân sách để người ký yên tâm
Ngân sách là phần người duyệt đọc kỹ nhất. Hãy chia thành hạng mục, nêu cách tính, không chỉ ghi một con số tròn:
| Hạng mục | Cách tính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Vải và công may | Số bộ × đơn giá mỗi bộ theo từng nhóm | Nam, nữ có thể khác nhau |
| Phụ kiện | Logo, thẻ tên, cà vạt hoặc khăn, nếu có | Ghi rõ ai chịu |
| Đo và thử | Thường đã nằm trong đơn giá | Hỏi rõ nhà may |
| Chỉnh sửa | Số lần chỉnh sửa miễn phí | Ghi trong hợp đồng |
| Đợt bổ sung | Nhân sự mới, thay thế | Dự phòng theo năm |
Nếu muốn hiểu cách các nhà may báo giá, bài báo giá đồng phục công ty: cách đọc giúp bạn đọc từng dòng.
Lịch đo may: kế hoạch mẫu
Đây là khung minh họa, thời gian thực tế phụ thuộc số lượng và nhà may:
| Giai đoạn | Việc làm | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Tuần đầu | Chốt phương án, ký hợp đồng, chọn vải và kiểu | Hành chính nhân sự, nhà may |
| Tuần hai | Đo từng người, ghi phiếu số đo | Nhà may, đầu mối từng bộ phận |
| Tuần ba | May, kiểm tra nội bộ của nhà may | Nhà may |
| Tuần bốn | Thử đồ, chỉnh sửa | Nhà may, nhân viên |
| Sau đó | Giao, nghiệm thu, lưu số đo cho đợt bổ sung | Hành chính nhân sự |
Điểm quan trọng nhất của lịch này là có người đầu mối ở từng bộ phận để gom nhân viên đo đúng buổi, tránh bỏ sót.
Tiêu chí chọn nhà may đồng phục
Khi đề xuất nhà may, tờ trình nên có tiêu chí rõ ràng thay vì chọn theo giá rẻ:
| Tiêu chí | Câu hỏi nên hỏi |
|---|---|
| Đo từng người | Có đo riêng từng nhân viên hay áp size chung? |
| Chất vải, dựng form | Vải gì, thành phần bao nhiêu, form dựng ra sao? |
| Quản lý số đo | Có lưu số đo để may bổ sung các đợt sau không? |
| Chỉnh sửa | Chỉnh sửa miễn phí mấy lần, trong bao lâu? |
| Kinh nghiệm | Đã phục vụ những loại hình doanh nghiệp nào? |
| Tiến độ và cam kết | Giao đúng hạn không, có phạt hay bù không? |
Đồng phục là một mảng lớn của Mon Amie, với hai hướng. Veston đồng phục và đồng phục cao cấp: đo riêng từng thành viên, không áp size chung, chất vải và dựng form chuẩn veston may đo, quản lý số đo toàn đội ngũ cho các đợt may bổ sung. Đồng phục áo thun, polo, sơ mi số lượng lớn: Mon Amie làm qua website maydongphuc.vn. Với đội ngũ lãnh đạo, sales, lễ tân và các thương hiệu coi trọng hình ảnh, xem thêm ở phần dịch vụ đồng phục bespoke bên dưới.
Mẫu quyết định ban hành đồng phục
Sau khi tờ trình được duyệt, nhiều công ty ban hành quyết định để quy định việc mặc. Đây là khung ngắn, bạn có thể điều chỉnh:
QUYẾT ĐỊNH về việc may và sử dụng đồng phục nhân viên
Điều 1. Phê duyệt phương án may đồng phục cho [đối tượng] với số lượng [số] bộ, tổng kinh phí [số tiền].
Điều 2. Giao [bộ phận] tổ chức đo, may, nhận và bàn giao đồng phục theo kế hoạch đính kèm.
Điều 3. Quy định mặc đồng phục: mặc vào các ngày [ngày], các sự kiện [sự kiện]; giữ gìn, bảo quản; quy trình đổi, sửa khi có thay đổi vóc dáng.
Điều 4. Các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thi hành. Quyết định có hiệu lực từ ngày ký.
Nếu công ty chưa có quy định chung về mặc đồng phục, bài quy định đồng phục công ty: khung mẫu đưa ra khung đầy đủ hơn.
Sai lầm thường gặp
- Chỉ ghi tổng tiền, không chia hạng mục. Người duyệt không thấy cơ sở nên không dám ký.
- Chọn nhà may chỉ theo giá thấp nhất. Đồng phục sai size, sai form tốn hơn nhiều khi phải làm lại.
- Không có người đầu mối đo. Nhân viên đi lệch giờ, bị sót, phải đo bù.
- Quên đợt may bổ sung. Nhân sự mới, thay đổi dáng người, không có số đo lưu thì phải đo lại từ đầu.
- Quên quy định sử dụng. Có đồng phục nhưng không ai biết mặc ngày nào.
Mẹo từ thợ cả Mon Amie
Thợ cả hay nói: “Đồng phục đẹp hay không nằm ở người đứng cuối hàng.” Nghĩa là nếu chỉ vài người đầu hàng vừa vặn, còn lại mặc “size chung” thì cả đội trông kém chỉn chu. Lý do veston đồng phục đo từng người chính là ở đây. Một mẹo nhỏ cho người làm tờ trình: hãy đề xuất đo cả nhóm trong hai đến ba buổi liên tiếp thay vì rải rác, để nhà may mang đủ mẫu thử, nhân viên cũng nhớ lịch. Và nên thử một vài bộ trước khi may đồng loạt để cả công ty thống nhất phom và màu. Quy trình đo chi tiết cho doanh nghiệp xem thêm ở bài vest đồng phục công ty: quy trình đo.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch may đồng phục cho nhân viên nên bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu từ danh sách người áp dụng và ngân sách dự kiến, sau đó mới chọn kiểu và nhà may. Có số lượng và ngân sách rõ thì nhà may mới báo giá chính xác được.
Quyết định may đồng phục cho nhân viên cần những nội dung gì?
Phê duyệt phương án và kinh phí, giao bộ phận phụ trách, quy định cách mặc và bảo quản, hiệu lực thi hành. Khung mẫu ở trên đủ cho phần lớn công ty.
May đồng phục nhân viên bao lâu thì xong?
Tùy số lượng, loại đồng phục và khả năng nhà may. Với veston đo riêng từng người, thời gian cần thêm bước đo và thử, nên hãy hỏi nhà may lịch cụ thể ngay khi báo giá.
May đồng phục nhân viên công ty cần chuẩn bị gì?
Danh sách nhân sự, kiểu dáng mong muốn, màu sắc theo nhận diện, logo nếu có, và ngân sách. Nếu bạn muốn trao đổi với Mon Amie, hãy đặt lịch để được tư vấn theo quy mô công ty.
Lời kết
Một bản đề xuất may đồng phục cho nhân viên tốt không dài, nhưng trả lời đủ: vì sao, cho ai, bao nhiêu tiền, làm khi nào, chọn ai. Khi những câu ấy có sẵn, việc ký duyệt gần như chỉ còn là thủ tục. Nếu công ty bạn cần đồng phục veston cho đội ngũ lãnh đạo, sales, lễ tân, hãy xem dịch vụ đồng phục bespoke của Mon Amie.